← Powrót na stronę główną

Dokument prawny

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Platforma internetowa oraz aplikacja mobilna „Lexaris” · wersja z dnia 25.06.2026 r.

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej zwana Umową powierzenia) stanowi nieodłączną część Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (Umowa główna) oraz Regulaminu Serwisu / Aplikacji Lexaris i jest zawierana pomiędzy Biuro Obsługi Kancelarii sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000677952, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 6443526968, REGON: 367290261 (zwaną dalej Podmiotem przetwarzającym) a Użytkownikiem będącym adwokatem, radcą prawnym, aplikantem adwokackim lub aplikantem radcowskim korzystającym z Serwisu / Aplikacji w ramach wykonywanych czynności zawodowych (zwani dalej Administratorem danych),

każdy z osobna zwany Stroną,
łącznie zwane Stronami.

Niniejsza Umowa zostaje zawarta celem uregulowania sytuacji, w których korzystanie przez Użytkownika z Serwisu / Aplikacji wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych osób trzecich, na rzecz których Użytkownicy świadczą usługi.

Umowa powierzenia obowiązuje przez cały okres trwania Umowy głównej.

Mając na uwadze, że:

  1. Użytkownik jest Administratorem danych osobowych (dalej: Administrator danych);
  2. Użytkownik ma zamiar korzystać z Serwisu / Aplikacji Lexaris i z funkcjonalności, które będą udostępnione w Serwisie / Aplikacji, co będzie wiązało się z przetwarzaniem danych osobowych oraz powierzeniem Podmiotowi przetwarzającemu danych do przetwarzania;
  3. Strony zmierzają do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych regulującej zasady przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych;

Strony postanawiają, co następuje:

§ 1Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego w treści Umowy powierzenia „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
  2. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania w celu świadczenia usług określonych w Umowie głównej oraz Regulaminie Serwisu / Aplikacji Lexaris, w tym także wykonywania wszelkich zadań wewnętrznych związanych z optymalizacją bezpieczeństwa, prywatności, poufności i funkcjonalności usług dostępnych w Serwisie / Aplikacji Lexaris.
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem, ustawą o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane dotyczą.
  4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że dysponuje środkami, doświadczeniem i wiedzą w celu należytego zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych.
  5. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zastosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§ 2Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający, zgodnie z art. 32 Rozporządzenia, wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrożenia oraz charakteru, zakresu, Kontekstu i celów przetwarzania, które to środki mają na celu ochronę praw i wolności osób fizycznych, biorąc pod uwagę ryzyko o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, w tym ryzyko naruszenia danych osobowych.
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niewykorzystywania przekazanych danych w celach innych niż związane z realizacją Umowy głównej i Regulaminu Serwisu / Aplikacji Lexaris oraz do przechowywania dokumentów zawierających przekazane dane, w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania przedmiotu Umowy głównej i Regulaminu.
  4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zostaną przeszkolone z zasad ochrony danych osobowych.
  5. W przypadku powierzenia wykonywania obowiązków określonych Umową powierzenia osobom wskazanym w ust. 4 powyżej, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się stale nadzorować upoważnione osoby w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Powierzenie obowiązków, o którym mowa w zd. 1 nie zwalnia Podmiotu przetwarzającego z odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
  6. Podmiot przetwarzający zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania przetwarzanych danych osobowych w tajemnicy, także po ustaniu stosunku prawnego z Podmiotem przetwarzającym.
  7. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia Administratorowi danych wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Podmiocie przetwarzającym oraz umożliwi Administratorowi danych, osobie przez niego wyznaczonej lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora danych przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, na zasadach określonych w § 6 poniżej, współpracując przy tych działaniach z Administratorem.

§ 3Przekazanie danych osobowych do dalszego przetwarzania

  1. Administrator danych udziela Podmiotowi przetwarzającemu, z zastrzeżeniem postanowień niniejszej Umowy powierzenia, ogólnego upoważnienia do korzystania z usług innych podmiotów przetwarzających oraz ujawniania lub przekazywania im danych osobowych Administratora w zakresie i celu niezbędnym do wykonania Umowy.
  2. Podmiot przetwarzający zapewnia, że inne podmioty przetwarzające mają zawartą z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której warunki pod względem stopnia ochrony danych osobowych zapewniają taki samy stopień ochrony, jak niniejsza Umowa powierzenia, w zakresie odpowiadającemu rodzajowi usług świadczonych przez inne podmioty przetwarzające.
  3. Podmiot przetwarzający udostępni Administratorowi informację o podmiotach przetwarzających.
  4. Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Administratorowi danych możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.

§ 4Prawa osób, których dane dotyczą

  1. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi danych w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
  2. W przypadku otrzymania przez Podmiot przetwarzający żądania od osoby, której dane dotyczą, złożonego na podstawie przepisów Rozporządzenia, Podmiot przetwarzający niezwłocznie zawiadomi Administratora danych o otrzymanym żądaniu.

§ 5Postępowanie w przypadku naruszenia danych osobowych

  1. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, mającego wpływ na dane osobowe powierzone przez Administratora danych, Podmiot przetwarzający zawiadomi Administratora danych o naruszeniu niezwłocznie od momentu stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych bądź uzasadnionego podejrzenia ich naruszenia.
  2. Podmiot przetwarzający przekaże Administratorowi danych wszystkie niezbędne informacje umożliwiające Administratorowi danych wykonanie zobowiązań wynikających z Rozporządzenia i innych obowiązujących przepisów o ochronie danych, w tym w razie konieczności, umożliwiających poinformowanie osób, których dane dotyczą.

§ 6Prawo kontroli

  1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 lit h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają wymagania umowy oraz wymogi określone w Rozporządzeniu.
  2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 7-dniowym jego uprzedzeniem (7 dni roboczych).
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępniania Administratorowi danych wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Podmiocie przetwarzającym oraz umożliwi Administratorowi danych, osobie przez niego wyznaczonej lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora danych przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy tych działaniach z Administratorem danych.
  4. Administrator danych jest uprawniony do skierowania do Podmiotu przetwarzającego zaleceń pokontrolnych. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych, nie dłuższym niż 14 dni.

§ 7Współpraca przy wykonaniu obowiązków i praw osób, których dane dotyczą

  1. Administrator zobowiązany jest współdziałać z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu Umowy, udzielać Podmiotowi przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków, które mogą by określone w niniejszej Umowie, w Umowie o świadczenie usług lub w innych udokumentowanych ustaleniach Stron.
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:
    1. udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia spoczywających na Administratorze oraz Podmiocie przetwarzającym obowiązków, w tym wobec osób, których dane dotyczą,
    2. bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora (jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Podmiot przetwarzający poinformuje Administratora przed jego podjęciem),
    3. współpracować z Administratorem w zakresie sporządzania i udzielania odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą, opisane w rozdziale III RODO (art. 12 i nast.),
    4. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 -36 RODO.

§ 8Zasady zachowania poufności

  1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, zwane dalej „danymi poufnymi”.
  2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy głównej i Regulaminu Serwisu / Aplikacji Lexaris, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy powierzenia.
  3. Obowiązek uzyskania zgody Administratora danych na udostępnienie danych osobowych nie dotyczy organów publicznych, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa są uprawnione do żądania udostępnienia informacji, w tym danych osobowych, bez uzyskiwania zgody Administratora danych.
  4. Strony zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.

§ 9Stosowanie Umowy powierzenia

W przypadku sprzeczności postanowień Umowy głównej z postanowieniami Umowy powierzenia stosuje się postanowienia Umowy powierzenia.

§ 10Rozwiązanie umowy

  1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas świadczenia przez Podmiot przetwarzający usług na rzecz Administratora na podstawie Umowy głównej oraz Regulaminu Serwisu / Aplikacji Lexaris.
  2. W przypadku rozwiązania Umowy powierzenia w związku z zaprzestaniem świadczenia przez Podmiot przetwarzający usług, Podmiot przetwarzający usunie wszystkie dane osobowe powierzone przez Administratora danych. Usunięcie powierzonych danych nastąpi w zakresie dozwolonym przez Rozporządzenie i inne obowiązujące przepisy prawa, a także zgodnie z Umową główną, Regulaminem Serwisu / Aplikacji Lexaris i Polityką prywatności Podmiotu przetwarzającego.
  3. Żądanie przez Administratora danych kopii danych musi zostać złożone przed usunięciem jego Konta. Żądania zgłoszone po usunięciu Konta mogą zostać nierozpatrzone.

Wersja z dnia 25.06.2026 r.